TIETOSUOJASELOSTE

LTC-33:n seloste henkilötietojen käsittelytoimista

Lawn Tennis Club 33 ry:n henkilötietolain (GDPR 2016/679) mukainen rekisteriseloste.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Lawn Tennis Club 33 ry, Kärkitie 4, 00330 Helsinki
Johan Cronstedt
ltc-33@kolumbus.fi

Rekisterin nimi

LTC-33:n jäsen- ja asiakasrekisteri

Käsittelyn tarkoitus

Jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön jäsenyys seurassa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito
- seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
- kansallinen ja kansainvälinen kilpailutoiminta (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
- sähköinen ja muu jäsenviestintä
- seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
- seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta

Asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön sopimussuhde (esim. valmennustoiminta, kilpailut ja tapahtumat) seuraan. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
- seuran toimintaan osallistuminen (esim. valmennus, kilpailut ja tapahtumat)
- sähköinen ja muu asiakasviestintä
- seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
- seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta
- muut asiakassuhteen hoitoon liittyvät toimet

Rekisterin tietosisältö

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
- nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
- luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
- jäsenyyssuhdetta koskevat tiedot (esim. jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenyyden tyyppi)
- kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (esim. ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
- seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
- muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:
- nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
- alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
- luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
- seuran toimintaan liittyvät tiedot (esim. osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
- muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään seuraavista lähteistä:
- henkilöltä itseltään ilmoittautumislomakkeella, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
- henkilön huoltajalta
- henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä käytetä muuhun kuin LTC-33:n edellämainittuihin tarkoituksiin. Seuralla on kuitenkin oikeus luovuttaa pelaajan tiedot Tennisliitolle, mikäli pelaaja osallistuu Tennisliiton alaiseen kilpailutoimintaan. Pelaajalla on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen, mutta tämä voi johtaa kilpailemisen estymiseen.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ulkopuolelle.

Tietojen säilytysaika

Säilytämme jäsentemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassaoleva jäsenyys seuraan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva asiakassuhde (esim. osallistuvat valmennukseen) seuraan. Poistamme kohtuullisen ajan kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden asiakkuus seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika) tai siihen on erikseen kysytty suostumus.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään vain sähköisessä muodossa, asianmukaisesti suojatussa järjestelmässä. Tietoihin pääsevät käsiksi vain LTC-33:n avainhenkilöt.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy tietoihin:
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin. Yhteydenotot ltc-33@kolumbus.fi

Oikeus vaatia tietojen oikaisemiseen:
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukainen oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset henkilötiedot. Yhteydenotot ltc-33@kolumbus.fi.

Oikeus tietojen poistamiseen:
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei käsittelyyn ole laillista perustetta. Yhteydenotot ltc-33@kolumbus.fi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukainen oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Yhteydenotot ltc-33@kolumbus.fi.

Oikeus tietojen siirtämiseen:
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus siirtää rekisterinpitäjälle toimittamansa häntä koskevat henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Yhteydenotot ltc-33@kolumbus.fi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä:
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukainen oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Yhteydenotot ltc-33@kolumbus.fi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen 77 artiklan mukainen oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistoon, jos hän katsoo, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.